現状把握は、問題が起きている事実を定量的に把握するステップです。事象をデータ化し、問題点を絞っていきます。主観ではなく、客観的な事実を集めて定量的に整理していくことが大切です。

「教育と社会をつなぐ」をコンセプトに掲げるリテラシー・ラボ（東京・渋谷）は、「多様な考え方を理解する力」「主体的な考えを発信する力」「社会を創り上げる力」の向上を目指し、映像教育プロジェクトや公共政策コンサルティングなどを手掛ける一般社団法人です。

代表理事の千葉偉才也さんは、団体を運営するにあたり、自身に業務が集中していることに課題を感じ、カイケツに参加しました。千葉さんは、「業務全体の分担を最適化する」をテーマに、常駐職員やボランティアスタッフらと広報やプロジェクト運営などを分担していくことを目指しています。

現状把握のステップでは、千葉さん自身がどの仕事にどのくらいの時間をかけているのか、明らかにしていきました。そのうえで、どの業務を役割分担できそうか検討します。


ポイントはできるだけ「作業ベース」で考えること。例えば、「イベント参加者を募る」という仕事も、「案内文を作成する」「フライヤーを作る」「配る」などの工程に分けられます。

講師を務める中部品質管理協会の細見純子企画部次長は「代表なので忙しいと思いますが、どんな作業にどのくらい時間をかけているのかを意識しながら、間隔をつかむことが大切。作業内容が抽象的だと、まわりも何を手伝って良いか分からなくなってしまいます」と説明します。

千葉さんは「つい『自分でやった方が早い』と考えてしまい、一人で抱え込んでいました。スタッフ間の『阿吽の呼吸』に頼っていたところもあります。抽象的にとらえていた仕事を細分化することで、業務分担するイメージがつかめてきました」と手応えを語ります。

千葉さん以外にも、特定のスタッフに業務が集中するという問題を抱える団体は多いのではないでしょうか。

細見講師は「社会がますます多様化するなかで、『阿吽の呼吸』は通用しなくなります。優秀な人材を確保したり、定着させたりするためにも、だれでもできるように業務を『標準化』して、『仕組み』にしていくことが必要」とアドバイスしました。